Managementassistent

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Managementassistent. Met jouw organisatorische skills en talent voor ontzorgen ben je de steunpilaar voor meerdere teammanagers. Je bent proactief, toont initiatief en denkt graag mee over verschillende onderwerpen. Naast het beheren van complexe agenda’s neem je werkzaamheden uit handen en pak je zaken zelfstandig op. Je werkzaamheden zijn uitvoerend, maar vragen ook om assertiviteit en relevante ervaring.

Je ondersteunt de teammanagers in een dynamische omgeving die volop in ontwikkeling is.

Wat ga je doen?

• Je beheert de agenda’s van de teammanagers.
• Je verwerkt correspondentie en beheert functionele mailboxen en distributielijsten.
• Je behandelt werkzaamheden vanuit de secretariaatsmailbox en onderneemt zelfstandig actie.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en biedt praktische ondersteuning.
• Je plaatst kleine bestellingen in Oracle.

Jouw profiel
Als managementassistent ondersteun je de managers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat zaken goed, tijdig en zorgvuldig worden geregeld en draagt zo bij aan een goede ondersteuning van het management.
Je bent mensgericht en werkt goed samen. Je bent benaderbaar en toegankelijk en hebt oog voor wat er speelt. Je denkt mee, ondersteunt de managers graag en voelt goed aan wat nodig is.
Je bent sterk in organiseren en prioriteiten stellen. Ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen, houd je overzicht en bepaal je wat voorrang heeft. Je denkt vooruit, ziet wat er nodig is en pakt zaken zelfstandig op.
Je werkt accuraat en zorgvuldig, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt ervoor dat zaken worden afgerond. Tegelijkertijd ben je resultaatgericht en praktisch ingesteld.
Je kunt zelfstandig werken en zoekt actief de samenwerking op. Je brengt rust en overzicht, bent betrouwbaar en denkt graag mee met de managers. Kortom: je ondersteunt, organiseert, verbindt en denkt vooruit.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een mbo-4-opleiding afgerond
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar werkervaring opgedaan als secretaresse of managementassistent
• Je hebt ervaring met agendabeheer in Outlook voor meerdere teammanagers
• Je hebt ervaring met geautomatiseerde systemen, zoals Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en Teams)
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift op minimaal B2-niveau

Functie-wensen

• Je hebt werkervaring met Oracle
• Je hebt werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners
• Je hebt werkervaring met het werken met portefeuilles

Extra Informatie

• Aantal uur 28
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO