Functiebeschrijving

Als Management Assistant ondersteun je de Managing Director in de volle breedte. De nadruk ligt op hoogwaardige managementondersteuning. Daarnaast houd je je bezig met communicatieve werkzaamheden.

Je werkt in een internationale logistieke omgeving waar dagelijks veel gebeurt. De organisatie is actief vanuit meerdere locaties in Nederland, Duitsland en Polen. Daardoor heb je te maken met verschillende belangen, korte lijnen en internationale afstemming.

Jij zorgt dat de Managing Director kan vertrouwen op overzicht, voorbereiding en opvolging. Je beheert de agenda en mailbox, organiseert vergaderingen, bewaakt actiepunten en zorgt dat afspraken niet blijven liggen. Ook bereid je rapportages, presentaties en managementinformatie voor.

Je hoeft niet op de voorgrond te staan, maar jouw invloed is groot. Jij bent vaak degene die zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen ligt.

Kort gezegd: jij brengt rust, structuur en scherpte rondom de directie.

Je houdt je onder andere bezig met:

beheren van de agenda en mailbox van de Managing Director
voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen
bewaken van deadlines, actiepunten en opvolging
coördineren van afspraken, bijeenkomsten en internationale reizen
voorbereiden en opstellen van rapportages, presentaties en managementinformatie
fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
ondersteunen en coördineren van projecten en administratieve processen
structuur aanbrengen in een dynamische internationale werkomgeving
mede beheren van interne en externe communicatiekanalen
schrijven en publiceren van content voor intranet, nieuwsbrieven, algemene berichtgeving en social media
ondersteunen bij interne en externe evenementen
afstemmen met externe partijen, bijvoorbeeld een marketingbureau
bewaken van toon, timing en consistentie in communicatie

Organisatie

Je gaat aan de slag bij een internationale logistieke organisatie in Winterswijk. De organisatie is gespecialiseerd in geconditioneerd transport van dagverse en tijdgevoelige levensmiddelen, zoals vlees, vis, groente en fruit.

Dat vraagt om precisie, betrouwbaarheid en goede afstemming. De dagelijkse operatie loopt door, afspraken moeten kloppen en communicatie moet helder zijn.

Binnen deze omgeving werk je direct samen met de Managing Director, die verantwoordelijk is voor meerdere locaties in Nederland, Duitsland en Polen. Dat maakt de functie afwisselend, internationaal en verantwoordelijk.

De sfeer is professioneel, nuchter en resultaatgericht. Geen functie waarin je alleen taken afvinkt, maar een rol waarin jouw overzicht, discretie en manier van communiceren echt verschil maken.

Aanbod

Je krijgt een verantwoordelijke functie waarin je direct samenwerkt met de Managing Director. Je zit dicht op de dagelijkse besluitvorming, krijgt veel mee van de organisatie en speelt een belangrijke rol in de structuur rondom de directie.

Je kunt rekenen op:

een veelzijdige functie binnen een internationale logistieke organisatie
een rol waarin directieondersteuning en communicatie samenkomen
veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid
direct contact met directie, management, collega’s en externe partijen
internationale contacten met locaties in Nederland, Duitsland en Polen
een professionele werkomgeving met korte lijnen
ruimte om jezelf professioneel en persoonlijk verder te ontwikkelen
persoonlijke begeleiding vanuit Momentum Personeel tijdens het sollicitatieproces

Functie-eisen

Wij zoeken geen starter. Voor deze functie zoeken wij een ervaren Management Assistant, Directiesecretaresse of Executive Assistant die weet wat het betekent om op directieniveau te ondersteunen.

Jij bent discreet, betrouwbaar en professioneel. Je voelt aan wat prioriteit heeft, wanneer je moet afstemmen en wanneer je zelf moet doorpakken. Je blijft rustig als er veel tegelijk gebeurt en weet structuur aan te brengen zonder ingewikkeld te doen.

Je communiceert helder met verschillende mensen. Van directie tot collega’s, van externe partijen tot internationale contacten. Je werkt zorgvuldig, denkt vooruit en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.

Verder breng je mee:

MBO+ of HBO werk en denkniveau
minimaal 10 jaar relevante ervaring als Management Assistant, Directiesecretaresse of Executive Assistant
uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
beheersing van de Duitse taal is een pré
ruime ervaring met MS Office, waaronder Outlook, Teams, Excel en PowerPoint
sterke organisatorische en planningsvaardigheden
ervaring met stakeholdermanagement
een proactieve, zelfstandige en oplossingsgerichte werkhouding
discretie, betrouwbaarheid en professionele stevigheid
stressbestendigheid en het vermogen om meerdere zaken tegelijk te bewaken
gevoel voor communicatie, tone of voice en content
een servicegerichte instelling en hands on mentaliteit

Assistent Management