Projectleider Document Management Systeem (DMS)

Voor SamenTwente zoeken wij een Projectleider Document Management Systeem (DMS). Je ontwikkelt een samenhangend fundament voor professioneel documentbeheer dat aansluit op Microsoft 365 en voldoet aan relevante compliance-eisen zoals BIO, NEN 7510, AVG en de Archiefwet.
Je focust op beleid, governance, processen, definities en inrichtingseisen om document- en informatielevenscycli toekomstbestendig te maken; daadwerkelijke technische implementatie en uitrol vallen buiten deze opdracht.

Doel
Je ontwerpt een systeem voor documentmanagement dat de levenscyclus van documenten ondersteunt, onderscheid maakt tussen werkdocumenten en officiële documenten, goed integreert met M365 en voldoet aan geldende compliance-eisen.

Scope — In scope

• IST-analyse en GAP-analyse van de huidige situatie: landschap, opslaglocaties, gebruik van SharePoint/Teams/OneDrive en archiveringspraktijken.
• Definitiekader met heldere definities van begrippen zoals document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie en eigenaarschap.
• Organisatie-breed classificatie- en taxonomiemodel met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus en eigenaarschap.
• Metadata-kader met verplichte elementen (bijv. titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus) en hun definitie en rol.
• Governance- en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-achtige beschrijving, escalatiemodel en besluitvorming.
• Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging en bewaartermijnen.
• Procedurehandboek met concrete stappen voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren en vernietigen van documenten.
• M365-normenkader met functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie en records management.
• Implementatie-roadmap met quick wins, middellange en lange termijnprioriteiten en een prioriteiten- en risicomatrix.

Scope — Out of scope

• Feitelijke technische implementatie en organisatiebrede uitrol (technische inrichting en change-activiteiten behoren tot een volgende fase).
• Technische inrichting door functioneel beheer en ICT.
• Trainingen en change management als onderdeel van daadwerkelijke uitrol.

Te leveren producten

• M1: IST-analyse & GAP-analyse met overzicht van huidige landschap, opslaglocaties, inrichting van SharePoint/Teams/OneDrive, bestaande beleid en top risico’s met aanbevelingen.
• M2: Begrippenkader, classificatie en organisatie-brede taxonomie, inclusief voorbeelden en eisen voor opslag, delen en bewaartermijnen, en het metadata-kader.
• M3: Governance- en eigenaarschapsmodel met omschrijving van relevante rollen, verantwoordelijkheden en een besluitvormings- en escalatiemodel.
• M4: Beleidskader documentbeheer met beleidspunten voor eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging en externe sharing, inclusief rationale en verantwoordelijke rollen.
• M5: Operationalisering en implementatie-aanpak bestaande uit: A) Procedurehandboek met uitgewerkte procedures per activiteit; B) M365-normenkader en inrichtingseisen voor functionele invulling; C) Eindrapport en implementatie-roadmap met prioriteiten en risicomatrix.

Planning en ondersteuning
Je voert de opdracht uit als resultaatgerichte professional en bepaalt in samenspraak met de stuurgroep de aanpak en planning.
Je werkt samen met een werkgroep met vertegenwoordigers van IM&T, informatiebeheer, functioneel beheer, ICT en security, en stemt belangrijke besluiten af met een stuurgroep bestaande uit leidinggevings- en informatiefuncties zoals CIO en CISO.

Jouw profiel

• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en kunt complexe informatie helder verwoorden.
• Je bent besluitvaardig en resultaatgericht in het opleveren van beleidsproducten.
• Je beschikt over analytisch vermogen en kunt GAP-analyses en risicobeoordelingen opstellen.
• Je blijft stressbestendig en kunt autonoom werken binnen bestuurlijke kaders.
• Je hebt ervaring met document- en informatiebeheer, bij voorkeur in combinatie met Microsoft 365-omgevingen en relevante compliance-eisen.

Organisatie
Je werkt voor SamenTwente, de overkoepelende organisatie van drie professionele uitvoeringsorganisaties: de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Twente, Veilig Thuis Twente en de organisatie voor zorg en jeugdhulp in Twente.
SamenTwente faciliteert en voert taken uit namens overheden om te zorgen voor gezonde, veilige en vitale inwoners en werkt daarbij samen met lokale en regionale ketenpartners en maatschappelijke partners.
De samenwerking binnen SamenTwente legt dwarsverbanden, versterkt inhoudelijke verbindingen en richt zich op preventie, gezondheidsbevordering, veiligheid en levenskwaliteit in de Twentse samenleving.

Functie-eisen

• Je beschikt aantoonbaar over een afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelorniveau
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider informatiebeheer
• Je hebt aantoonbare werkervaring met M365-architectuur
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het schrijven van implementatieplannen voor informatiebeheer

Functie-wensen

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau in de richting van IT of informatiemanagement.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider informatiebeheer.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 en documentbeheer en kunt dit duidelijk onderbouwen.
• Je hebt aantoonbare kennis van compliancekaders (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

Extra Informatie

• Aantal uur 24
• ZZP mogelijk? Ja
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 05-10-2026
• Opleidingsniveau HBO