(ZZP) Projectleider Document Management Systeem (DMS)

• Opdrachtgever: SamenTwente
• Functie: Projectleider Document Management Systeem (DMS)
• Regio: Overijssel
• Startdatum: Uiterlijk 5 oktober 2026
• Duur: Tot en met 31 december 2026
• Verlenging: 2 × 3 maanden
• Inzet: 24 uur per week
• Opleidingsniveau: HBO
• Hybride werken: Ja, maar vooral aanwezigheid op kantoor
• Werkdagen: In overleg
• Functieschaal: Schaal 9
• Max tarief: €95 per uur ex btw, all-in. 
• Sluitingsdatum: dinsdag 13 september 2026 
• Match-/selectiegesprekken: woensdag 23 september 2026 om 09:00 uur

Organisatie

SamenTwente is de overkoepelende organisatie van:

• GGD Twente;
• Veilig Thuis Twente;
• Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp in Twente (OZJT).

Daarnaast zijn onder andere Kennispunt Twente, Samen14 en Twentse Koers bij de organisatie ondergebracht.

SamenTwente richt zich op gezondheid, veiligheid, preventie, zorg en maatschappelijke ondersteuning in de regio Twente.

Aanleiding van de opdracht

SamenTwente gebruikt Microsoft 365 als primaire omgeving voor documentbeheer.

Er ontbreekt echter nog een voldoende uitgewerkt fundament voor professioneel document- en informatiebeheer. Onder andere zijn onvoldoende uitgewerkt:

• definities;
• beleidskaders;
• governance;
• eigenaarschap;
• classificatie;
• metadata;
• procedures;
• inrichtingseisen.

De opdracht richt zich op het ontwikkelen van dit fundament.

Het uiteindelijke doel is een documentmanagementsysteem en bijbehorend kader te ontwerpen dat:

• de volledige document- en informatielevenscyclus ondersteunt;
• aansluit op Microsoft 365;
• onderscheid maakt tussen werkdocumenten en officiële/vastgestelde documenten;
• voldoet aan relevante wet- en regelgeving.

Belangrijke compliancekaders zijn:

• BIO;
• NEN 7510;
• AVG;
• Archiefwet.

Scope van de opdracht

De opdracht richt zich nadrukkelijk op beleid, governance, processen, definities en inrichtingseisen .

De daadwerkelijke technische implementatie vindt plaats in een volgende fase.

In scope

• IST-analyse van de huidige situatie.
• GAP-analyse.
• Analyse van:
  • SharePoint;
  • Teams;
  • OneDrive;
  • opslaglocaties;
  • archivering.
• Opstellen van een begrippen- en definitiekader.
• Classificatiemodel.
• Organisatiebrede taxonomie.
• Metadata-kader.
• Governance- en eigenaarschapsmodel.
• RACI-matrix.
• Escalatie- en besluitvormingsmodel.
• Beleidskader documentbeheer.
• Procedurehandboek.
• M365-normenkader.
• Functionele eisen voor de toekomstige inrichting.
• Implementatieroadmap.
• Prioriteiten- en risicomatrix.

Buiten scope

• Feitelijke technische implementatie.
• Organisatiebrede uitrol.
• Technische systeeminrichting.
• Uitvoering door functioneel beheer en ICT.
• Trainingen.
• Change management.
• Workshops en interviews als zelfstandig eindproduct.

Te leveren resultaten

Mijlpaal 1 – IST-analyse & GAP-analyse

Deadline: 30 oktober 2026
Omvang: 10–15 pagina's

Opleveren van:

• analyse huidige situatie;
• applicatie- en informatielandschap;
• opslaglocaties;
• gebruik van SharePoint, Teams en OneDrive;
• archivering;
• huidige governance;
• bestaand beleid en procedures;
• ontbrekende onderdelen;
• top 10 risico's inclusief:
  • risico;
  • oorzaak;
  • impact;
  • aanbeveling;
• GAP-analyse;
• maatregelen richting gewenste situatie.

Mijlpaal 2 – Begrippenkader, classificatie en taxonomie

Deadline: 13 november 2026
Omvang: 15–25 pagina's

Opleveren van:

• begrippenkader met circa 15–20 sleutelbegrippen;
• definitie per begrip;
• voorbeelden;
• beheergevolgen;
• classificatiemodel;
• aansluiting op DUTO-niveaus;
• organisatiebrede taxonomie;
• indeling naar onder andere:
  • bedrijfsvoering;
  • diensten;
  • informatiesoorten;
  • documentstatus;
  • eigenaarschap;
• metadata-kader met verplichte elementen.

Voorbeelden van metadata:

• titel;
• eigenaar;
• classificatie;
• bewaartermijn;
• archiefstatus.

Mijlpaal 3 – Governance & eigenaarschap

Deadline: 27 november 2026
Omvang: 10–15 pagina's

Uitwerken van rollen zoals:

• CIO;
• informatiebeheer;
• proceseigenaar;
• informatie-eigenaar;
• data-eigenaar;
• teammanager;
• functioneel beheer.

Per rol worden onder andere vastgelegd:

• doel;
• verantwoordelijkheden;
• bevoegdheden.

Daarnaast opleveren:

• RACI-matrix;
• escalatiemodel;
• compliance-rapportage;
• besluitvormingsmodel.

Mijlpaal 4 – Beleidskader Documentbeheer

Deadline: 11 december 2026
Omvang: 15–20 pagina's

Uitwerken van beleidsregels voor:

• eigenaarschap;
• classificatie;
• metadata;
• versiebeheer;
• vastgestelde documenten;
• archivering;
• vernietiging;
• bewaartermijnen;
• extern delen;
• compliance.

Per beleidsregel:

• beleidsregel;
• onderbouwing/rationale;
• verantwoordelijke rol.

Het beleidskader moet geschikt zijn voor directe bestuurlijke vaststelling .

Mijlpaal 5 – Operationalisering, procedures, M365 en roadmap

Deadline: Eind december 2026
Totale omvang: 45–60 pagina's

Deel A – Procedurehandboek

Omvang: 20–25 pagina's

Uitwerken van procedures voor:

• documenten aanmaken;
• opslaan;
• delen;
• classificeren;
• vaststellen;
• archiveren;
• vernietigen;
• wijzigen van eigenaarschap;
• periodieke review.

Per procedure:

• doel;
• trigger;
• stappenplan;
• rollen;
• input;
• output;
• uitzonderingen.

De procedures moeten zonder aanvullende uitleg uitvoerbaar zijn.

Deel B – M365 Normenkader & inrichtingseisen

Omvang: 12–18 pagina's

Functionele eisen voor:

• SharePoint;
• Teams;
• OneDrive;
• metadata;
• content types;
• labels;
• retentie;
• records management.

Per onderdeel:

• eis;
• beleidsgrondslag;
• verantwoordelijke rol.

Dit document vormt de basis voor het technische ontwerp door functioneel beheer en ICT.

Deel C – Eindrapport & implementatieroadmap

Omvang: 10–15 pagina's

Opleveren van:

• integrale samenvatting;
• belangrijkste uitgangspunten;
• roadmap voor fase II;
• quick wins: 0–6 maanden;
• middellange termijn: 6–18 maanden;
• lange termijn: 18–36 maanden;
• prioriteitenmatrix;
• risicomatrix.

Het eindrapport moet geschikt zijn als basis voor een managementbesluit over de implementatiefase.

Integrale kwaliteitseisen

Alle producten moeten:

• inhoudelijk samenhangend zijn;
• als integraal projectrapport kunnen functioneren;
• onderling consistente verwijzingen bevatten;
• peer-reviewed zijn;
• door de stuurgroep worden geaccepteerd;
• geschikt zijn voor bestuurlijke vaststelling;
• geschikt zijn voor daadwerkelijke operationalisering.

Projectinrichting

• Type opdracht: Resultaatgericht.
• De professional bepaalt zelf, in samenspraak met de stuurgroep, de aanpak en planning.
• Ondersteuning vanuit een werkgroep met vertegenwoordigers van:
  • IM&T;
  • informatiebeveiliging;
  • informatiebeheer;
  • functioneel beheer;
  • IT;
  • CISO.

Stuurgroep

Bestaat uit:

• CIO;
• CISO;
• Teamleider IM&T;
• Adviseur Informatiebeheer.

Acceptatiecriteria

Een product wordt geaccepteerd wanneer:

• het volledig in Word is opgeleverd;
• versiebeheer is toegepast;
• auteur, datum en status zijn opgenomen;
• het voldoet aan de inhoudelijke eisen;
• peer review heeft plaatsgevonden;
• reviewopmerkingen zijn verwerkt of gemotiveerd afgewezen;
• de stuurgroep schriftelijk akkoord heeft gegeven.

Workshops, interviews en memo's tellen niet als formele oplevering.

Knock-outcriteria

De kandidaat moet aan alle onderstaande eisen voldoen.

1. Opleiding

• Afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelorniveau .

2. Projectleiding informatiebeheer

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider informatiebeheer.

3. Microsoft 365

• Aantoonbare werkervaring met M365-architectuur .

4. Implementatieplannen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het schrijven van implementatieplannen voor informatiebeheer.

Gunningscriteria

Totaal: 100 punten

Opleiding IT / informatiemanagement – 10 punten

Afgeronde HBO-bachelor in de richting van:

• IT;
• informatiemanagement.

Projectleider informatiebeheer – 20 punten

Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider informatiebeheer.

Microsoft 365 & documentbeheer – 35 punten

Aantoonbare ervaring met:

• Microsoft 365;
• documentbeheer.

Hiervoor moet een duidelijke inhoudelijke onderbouwing worden gegeven.

Compliance – 15 punten

Aantoonbare kennis van:

• BIO;
• NEN 7510;
• AVG;
• Archiefwet.

Competenties

De kandidaat beschikt over:

• sterke communicatieve vaardigheden;
• besluitvaardigheid;
• resultaatgerichtheid;
• analytisch vermogen;
• stressbestendigheid;
• zelfstandigheid.

Beoordelingsprocedure

De kandidaat wordt eerst getoetst op de knock-outcriteria.

Bij de verdere beoordeling zijn vooral relevant:

• ervaring als projectleider informatiebeheer;
• Microsoft 365;
• documentmanagement;
• compliance;
• tarief;
• mate waarin ervaring expliciet uit het cv blijkt.

Belangrijk: ervaring die niet expliciet in het cv of de toelichting staat, wordt niet meegenomen.

Offerte-eisen

Cv

• Maximaal 5 pagina's .
• Nederlands.
• Pdf.
• Minimaal 2 referenties.

Per referentie:

• naam;
• functie;
• organisatie.

Motivatiebrief

• Maximaal 1 pagina .

Voorblad

• Maximaal 1 pagina .

Motivatiebrief en voorblad vallen buiten de maximale vijf pagina's van het cv.

Ideaal kandidaatprofiel

De ideale kandidaat is een ervaren projectleider informatiebeheer / documentmanagement met een sterke combinatie van:

• Microsoft 365;
• SharePoint, Teams en OneDrive;
• documentmanagement;
• informatiemanagement;
• governance;
• classificatie en taxonomie;
• metadata;
• archivering en records management;
• implementatieplannen;
• BIO;
• NEN 7510;
• AVG;
• Archiefwet.

Het is nadrukkelijk geen technische implementatierol . De kandidaat moet vooral sterk zijn in het opstellen van beleid, governance, procedures, normenkaders en een concrete implementatieroadmap.

De zwaarst wegende onderscheidende factor is aantoonbare ervaring met Microsoft 365 én documentbeheer (35 punten) .