Managementassistent

Voor Havenbedrijf Rotterdam N.V. zoeken wij een Managementassistent. Je ondersteunt de directeur, de clusterregisseur en het programmabureau op het gebied van agendabeheer, organisatie en communicatie.

Je beheert agenda's en afspraken van de directeur en de clusterregisseur en biedt organisatorische en logistieke ondersteuning bij de voorbereiding van overleggen zoals de Clustertafel, het Versnellingshuis, directeurenoverleggen en overige bestuurlijke bijeenkomsten. Daarnaast plan je afspraken en vergaderingen ten behoeve van PROMO.

Je organiseert themabijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken: je bereidt voor, verstuurt uitnodigingen, verzorgt deelnemersregistratie, stemt logistiek af en ondersteunt tijdens de uitvoering.

Je ondersteunt de communicatie van het programmabureau door het beheren en actualiseren van de PROMO-website, het opstellen en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen en andere communicatiemiddelen, en draagt bij aan een professionele en actuele informatievoorziening richting stakeholders.

Kerntaken

• Agendabeheer en afspraakcoördinatie voor de directeur en clusterregisseur.
• Organisatie en coördinatie van vergaderingen, bijeenkomsten en werkbezoeken.
• Ondersteuning van de communicatieactiviteiten van PROMO.
• Beheer en actualisatie van de PROMO-website en het publiceren van nieuwsberichten.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden, managers of bestuurders.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken.
• Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.

Pre's

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een programmabureau, projectorganisatie of samenwerkingsverband met meerdere stakeholders.
• Je hebt ervaring met het schrijven en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen of andere communicatie-uitingen.
• Je hebt ervaring met het beheren of actualiseren van een website of CMS-omgeving.
• Je hebt werkervaring binnen een publieke, semipublieke of bestuurlijke organisatie.

Vaardigheden

• Je bent een proactieve en zelfstandige ondersteuner met sterke organisatorische vaardigheden.
• Je werkt nauwkeurig en communiceert gemakkelijk met uiteenlopende partijen.
• Je voelt je thuis in een omgeving waarin overheid, industrie en maatschappelijke organisaties samenwerken aan complexe maatschappelijke opgaven.
• Je neemt eigen initiatief om werkwijzen te verbeteren en nieuwe taken op te pakken.

Organisatie

Havenbedrijf Rotterdam is de drijfveer achter de vitale infrastructuur van Nederland en de grootste haven van Europa. Hun digitale ambitie is zeer groot: zij willen de slimste haven ter wereld zijn. Zij zien een toekomst waarin de nieuwste technologieën worden ingezet om operationele processen zeer flexibel en efficiënt te maken, waarbij medewerkers excelleren en de wereldwijde logistiek optimaal wordt begeleid.

Het Programmabureau Rotterdam-Moerdijk (PROMO) ondersteunt de samenwerking tussen industrie, havenbedrijven, netbeheerders, overheden en het Rijk bij de uitvoering van de energie- en grondstoffentransitie in het cluster Rotterdam-Moerdijk. Het programmabureau ondersteunt tevens de onafhankelijke clusterregisseur die binnen het Nationaal Programma Verduurzaming Industrie (NPVI) een verbindende schakel vormt tussen het cluster, de regio en de Rijksoverheid. Het programmabureau draagt bij aan het versnellen van verduurzamingsprojecten door partijen te verbinden, voortgang te bewaken, clusterregie te ondersteunen en bestuurlijke samenwerking te organiseren.

Functie-eisen

• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, secretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden, managers of bestuurders
• Je hebt aantoonbare ervaring met het organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken
• Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel

Functie-wensen

• Het is een pré als je minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring hebt binnen een programmabureau, projectorganisatie of samenwerkingsverband met meerdere stakeholders.
• Bij voorkeur heb je aantoonbare ervaring met het schrijven en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen of andere communicatie-uitingen.

Extra Informatie

• Aantal uur 16
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 26-10-2026