Managementassistent

Wij zijn een van de allermooiste (zo niet de mooiste) bedrijven van het Westland en daar mag jij misschien ook wel gaan werken, want Patijnenburg zoekt een managementassistent voor 24 uur p/w

Ben jij gestructureerd, organisatorisch sterk en heb jij gevoel voor mensen? Vind je het leuk om nauw samen te werken met een directie en managementteam? Dan heeft Patijnenburg de perfecte baan voor je. Patijnenburg zoekt namelijk een parttime managementassistent die of één of meerdere leden van het managementteam en/of de algemeen directeur kan ondersteunen. Je werkt nauw samen met de andere managementassistent en vervangt deze bij afwezigheid.

Je bent het eerste aanspreekpunt, bewaakt agenda’s, voert administratieve (projectmatige) werkzaamheden uit, denkt mee en organiseert bijeenkomsten.

Wat ga je doen?
Administratieve (projectmatige) ondersteuning MT, Directie, Bestuur, adviesorganen:

• Verzorgen van correspondentie voor directie, bestuur en adviesorganen aan de hand van concepten of aanwijzingen, voegt naar eigen inzicht voor de afhandeling benodigde bescheiden toe.
• Bijhouden van contactgegevens en het onderhouden van relaties met externe partners.
• Bijhouden van ziekteverzuim en de urenregistraties in het HR-systeem.
• Ondersteunen bij het opstellen van begrotingen en bijhouden van financiële gegevens.
• Verwerken van declaraties en het controleren van facturen.
• Het maken van overzichten van gemaakte kosten.

Secretariële werkzaamheden:

• Complex agendabeheer en mailboxbeheer.
• Zorgdragen voor afhandeling van correspondentie en communicatie, zowel intern als extern en houdt rekening met belang en vertrouwelijkheid.
• Vergaderingen voorbereiden, verzamelen van relevante documenten en informatie, notuleren, bewaken van deadlines en actiepunten.
• Eerste aanspreekpunt bij secretariële vragen van externe relaties en medewerkers.

Organiseren van diverse vergaderingen en bijeenkomsten:

• Organiseren van formele en informele bijeenkomsten, zoals evenementen, vergaderingen, festiviteiten rondom feestdagen.
• Zorgdragen voor de catering voor bijeenkomsten.
• Zorgdragen voor de administratieve ondersteuning hiervan.
• Ontvangen van gasten.

Wat breng je mee?
Geen dag is hetzelfde door de verscheidenheid aan mensen die binnen Patijnenburg werken. Om je binnen deze dynamische organisatie thuis te voelen, is het van belang dat je flexibel bent en gewend bent werkzaamheden aan- en op te pakken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten met vragen. Belangrijk is dat je goed kunt inschatten of deze vraag prioriteit heeft en wat de gevoeligheid is. Je bent een integere en betrouwbare sparringpartner voor het managementteam en de directie. Daarnaast ben je nauwkeurig, gestructureerd en een goede procesbewaker.

Om je in deze dynamiek thuis te voelen is het van belang dat je je herkent in het volgende profiel:

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau, richting managementassistente;
• Affiniteit met wat we doen en voor wie we dat doen;
• Sterke mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

Over Patijnenburg
Patijnenburg is hét werkontwikkelbedrijf van het Westland. Wij helpen mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan passend werk en begeleiden hen naar een duurzame plek in de samenleving.

Wij ontwikkelen mensen door middel van werk. Wij leiden ze op en zij doen ervaring op in ons werkontwikkelbedrijf. Daarna zoeken wij een passende baan binnen of buiten de muren van Patijnenburg, rekening houdend met hun talenten en capaciteiten.

Wat wij bieden:

• Een baan met grote maatschappelijke betrokkenheid;
• Een fijne werksfeer met ruimte voor ontwikkeling en samenwerking;
• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 24 uur per week voor 1 jaar, welke bij goed functioneren zal worden verlengd.
• Salarisschaal 7 volgens cao-gemeenten (min. € 2.875,- en max. € 4.065,- bruto per maand op basis van fulltime/ 36 uur per week);
• Arbeidsvoorwaarden volgens onze eigen arbeidsvoorwaardenregeling, waaronder: 184 uur verlof (o.b.v. 36 u per week), een vergoeding woon-werkverkeer van € 0,10 p/km (vanaf 10 km), een eindejaarsuitkering van 7,55% bruto, een jaarlijkse ‘levensloop/ vitaliteit’ uitkering van 1,5% bruto en de mogelijkheid extra vakantiedagen te kopen. Voor wat salaris en vakantiedagen betreft volgen wij de cao-gemeenten;
• Je bent de dag na Hemelvaart en tussen Kerst en Oud & Nieuw vrij en Patijnenburg neemt 50% van die uren voor haar rekening.