Projectmedewerker Administratie

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Projectmedewerker Administratie. Als projectmedewerker administratie ben je een belangrijke schakel in het proces Eerder aanvragen in het bouwproces. Je verwerkt digitale aanvragen en de bijbehorende bewijslast zorgvuldig en controleert aan de hand van een checklist of de aanvraag volledig is. Op basis daarvan geef je advies over de volledigheid van de bewijslast en of een bestuursverklaring kan worden afgegeven. Daarnaast beantwoord je vragen van aanvragers en collega's over het proces en leg je informatie helder en begrijpelijk uit zodat aanvragers weten waar zij aan toe zijn. Je zorgt dat documenten en gegevens overzichtelijk worden verwerkt en digitaal worden opgeslagen, zodat dossiers compleet en goed vindbaar blijven.
Je komt terecht in een tijdelijk projectteam waar in korte tijd veel aanvragen worden verwerkt. Je beantwoordt vragen van aanvragers en collega's via e-mail en andere digitale kanalen op basis van een FAQ, werkinstructies en vaste procedures. Vragen buiten bestaande afspraken stem je af met het projectteam. Je signaleert terugkerende vragen of onduidelijkheden en rapporteert deze, zodat processen en communicatie verbeterd kunnen worden. Dit werk is repeterend van aard; later kunnen aanvullende administratieve werkzaamheden volgen.
Je voert onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Verwerken van digitale aanvragen en de bijbehorende bewijslast.
• Controleren of aanvragen volledig zijn aan de hand van een checklist.
• Beoordelen of de aangeleverde bewijslast voldoet aan de gestelde voorwaarden.
• Voorbereiden van bestuursverklaringen wanneer de aanvraag compleet is.
• Beantwoorden van vragen van aanvragers en collega's via e-mail en andere digitale kanalen aan de hand van een FAQ en werkinstructies.
• Zorgvuldig registreren en archiveren van documenten in de juiste digitale dossiers.
• Signaleren van terugkerende vragen, knelpunten of onduidelijkheden en terugkoppelen aan het projectteam.
• Ondersteunen bij overige administratieve werkzaamheden binnen het projectteam.

Jouw profiel
Je krijgt energie van zorgvuldig administratief werk en vindt het belangrijk dat dossiers volledig en correct zijn. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail. Het controleren van documenten, het verwerken van gegevens en het volgen van vaste procedures spreken je aan. Je werkt graag volgens werkinstructies en checklists en denkt mee wanneer informatie ontbreekt of processen beter kunnen. Je durft vragen te stellen bij onduidelijkheden en stemt bijzonderheden af met collega's. Je communiceert helder en vriendelijk en beheerst de Nederlandse taal zeer goed, zowel schriftelijk als mondeling. Je werkt gemakkelijk samen binnen een projectteam, bent flexibel inzetbaar en houdt het overzicht ook bij een grotere hoeveelheid aanvragen. Je zorgt ervoor dat informatie correct wordt verwerkt, digitaal opgeslagen en dat dossiers actueel blijven.

Organisatie
Stadsontwikkeling initieert en begeleidt ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Als publiek ontwikkelaar en kwaliteitsbewaker werkt zij aan bereikbaarheid, veiligheid en passende huisvesting van publieke diensten en voorzieningen. Samen met private en publieke partners geeft zij vorm aan de stad en houdt zij de stad in vorm.

Functie-eisen

• Je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-opleiding niveau 4
• Je hebt minimaal 1 jaar relevante werkervaring in een administratieve of ondersteunende functie
• Je hebt ervaring met het verwerken en controleren van gegevens en documenten
• Je hebt kennis van en ervaring met Excel, Outlook en Word

Functie-wensen

• Bij voorkeur heb je aantoonbare ervaring met werken bij een vergelijkbare overheidsorganisatie
• Het is een pre als je werkervaring hebt met Microsoft Excel en je gegevens zorgvuldig kunt verwerken, controleren en overzichtelijk bijhouden

Extra Informatie

• Aantal uur 24 - 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO