Managementassistent/secretaresse

Voor Gemeente Zoetermeer zoeken wij een Domein Secretaresse Samenleving. Je komt terecht in een brede en dynamische werkomgeving waar verschillende onderwerpen, belangen en werkzaamheden samenkomen. Je ondersteunt afdelingshoofden en teammanagers bij secretariële, organisatorische en administratieve taken en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, stukken en processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd.
Je werkt nauw samen met drie collega-secretaresses binnen het secretariaat en met een vaste secretaresse voor een andere afdeling. Samen vormen jullie een ervaren team dat elkaar ondersteunt, werkzaamheden verdeelt en continuïteit in de ondersteuning van het management waarborgt. Je werkt veelal vanuit een gezamenlijke mailbox en moet soms spoedeisende verzoeken tussendoor oppakken.
Je werkt in een dynamische omgeving waarin regelmatig meerdere zaken tegelijk spelen. Je stelt zelfstandig prioriteiten, schakelt snel tussen werkzaamheden en gesprekspartners en bewaakt het overzicht. In deze functie kom je met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke processen in aanraking; integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn daarom essentieel.
Jouw profiel

Je hebt ervaring met secretariële ondersteuning op managementniveau en voelt je thuis in een veelzijdige, organisatorische rol;
Je werkt nauwkeurig, bent stressbestendig en kunt meerdere lijnen tegelijkertijd organiseren;
Je communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling;
Je bent proactief, neemt initiatief en signaleert wat nodig is zonder voortdurende aansturing;
Je kunt vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelen en handelt integer.

Competenties

Plannen en organiseren: je houdt overzicht over meerdere werkzaamheden, organiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines.
Prioriteiten stellen: je schat goed in wat urgent is, schakelt snel bij spoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.
Zelfstandigheid en initiatief: je werkt proactief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing.
Nauwkeurig en zorgvuldig werken: je werkt accuraat en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens.
Communicatieve vaardigheid: je communiceert helder en professioneel en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden en collega’s.

Organisatie
De organisatie werkt aan maatschappelijke vraagstukken en streeft ernaar met heldere keuzes, verbinding en het benutten van ieders kracht een positieve bijdrage te leveren aan de samenleving. Zij zetten in op samenwerking, openheid, flexibiliteit en een lerende houding om oplossingen te creëren voor zowel huidige als toekomstige uitdagingen. Dat is hun missie.
Functie-eisen
Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, inclusief het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
Je beheerst de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau
Functie-wensen
Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij je gelijktijdig meerdere leidinggevenden hebt ondersteund
Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving
Je hebt aantoonbare ervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en met de daarvoor gebruikte digitale systemen, bijvoorbeeld iBabs of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem
Je hebt aantoonbare ervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij je zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken prioriteert, uitzet en de opvolging bewaakt
Extra Informatie
Aantal uur 36
ZZP mogelijk? Nee
Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
Startdatum zo spoedig mogelijk
Opleidingsniveau MBO