Managementassistent/secretaresse

Voor Gemeente Nieuwegein zoeken wij een Managementassistente.
Werkzaamheden

Als tijdelijke managementassistent maak je deel uit van de vakgroep Subsidies en Ondersteuning en werk je nauw samen met twee procesondersteuners.
Je bent verantwoordelijk voor het plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen.
Je beheert agenda’s en ondersteunt bij e-mailafhandeling.
Je bereidt portefeuillehoudersoverleggen voor en notuleert deze indien van toepassing (maandag en donderdag).
Je beheert de gezamenlijke mailbox.
Je organiseert bijeenkomsten, regelt de locatie en verzorgt de catering.
Je stelt brieven op, zorgt voor ondertekening en legt deze vast in het inkoopsysteem.
Je stelt de afdelingsnieuwsbrief op en verspreidt deze.
Je houdt werkzaamheden bij en verdeelt deze in het zaaksysteem.
Je verzorgt attenties bij ziekte of jubilea.
Je bent verantwoordelijk voor het postbeheer.

Competenties

Je bent organisatorisch sterk en planvaardig.
Je kunt meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.
Je weet prioriteiten te stellen en bent stressbestendig.
In een dynamische werkomgeving kun je hoofd- en bijzaken goed scheiden en blijf je zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.
Je bent communicatief vaardig en communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling. Je schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen.
Je werkt proactief en zelfstandig, ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, waarbij je goed afstemt met procesondersteuners en management.
Je bent integer en discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen.

Organisatie
Je werkt voor een jonge, levendige stad met historische accenten, veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. De stad is centraal gelegen met aansluitingen op de A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met buurgemeenten. In deze complete stad is ook een belangrijke taak weggelegd in het verduurzamen van de stad.
Vanwege langdurige afwezigheid van de huidige managementassistente ondersteun je tijdelijk het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.
Jouw profiel

Je hebt ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende rol.
Je bent organisatorisch en administratief sterk.
Je bent communicatief vaardig en werkt accuraat.
Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
Je bent flexibel en schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken.

Functie-eisen
Je bent beschikbaar per 1 juni 2026, voor de gehele duur van de opdracht en alle mogelijke verlengingen
Je bent beschikbaar om op donderdag te werken; andere dagen zijn in overleg
Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie
Je beschikt over beheersing van de Nederlandse taal op minimaal B2 niveau
Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
Functie-wensen
Je hebt aantoonbare werkervaring als managementassistent of in een vergelijkbare functie waarbij complex agendabeheer onderdeel was. Benoem in je CV duidelijk wat het agendabeheer complex maakte.
Je hebt ervaring met vergaderondersteuning en administratieve processen binnen een overheidsinstelling.
Je hebt ervaring met het samenwerken met directie en secretaris.
Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse of Management Assistent.
Het is een pre als je jezelf kort persoonlijk voorstelt en aangeeft waarom jij geschikt bent voor deze opdracht. Zorg dat deze motivatie door jezelf geschreven is en voeg deze samen met je CV toe als één document.