Capaciteitsregisseur Stadsbeheer

Binnen Stadsbeheer bestaat behoefte aan meer inzicht en grip op de beschikbare en benodigde capaciteit voor beheerwerkzaamheden, projecten, beleidsopgaven, assetmanagement en niet-planbare werkzaamheden.

De huidige werkwijze kent beperkte uniformiteit in de manier waarop werk, capaciteit en prioriteiten worden gepland en gemonitord. Hierdoor ontbreekt een integraal overzicht van de werkvoorraad en de inzet van medewerkers. Dit bemoeilijkt de sturing op capaciteit, prioriteiten, projectresultaten en financiële beheersing.

Teammanagers ervaren onvoldoende inzicht in:

• De beschikbare capaciteit;
• De werkvoorraad binnen en tussen teams;
• Capaciteitsknelpunten;
• De impact van nieuwe opdrachten en bestuurlijke prioriteiten op bestaande werkzaamheden;
• De relatie tussen capaciteit, planning, financiën en projectuitvoering.

Om deze reden zoekt Stadsbeheer een ervaren capaciteitsregisseur die een uniforme werkwijze ontwikkelt, inzicht creëert en de basis legt voor structurele capaciteitssturing binnen de organisatie.

Doel van de opdracht
De opdracht is gericht op het ontwikkelen, beproeven en implementatiegereed maken van een uniforme methodiek voor capaciteitsplanning en capaciteitssturing binnen Stadsbeheer.

De methodiek moet inzicht bieden in:

• Beschikbare capaciteit;
• Gevraagde capaciteit;
• Capaciteitsknelpunten en risico's;
• Prioritering van werkzaamheden;
• Realistische uitvoerings- en projectplanningen;
• Consequenties van nieuwe opgaven;
• Financiële effecten en kostendekkendheid.

Het uiteindelijke doel is dat management en teammanagers beter onderbouwde keuzes kunnen maken over prioriteiten, inzet van medewerkers en uitvoering van werkzaamheden.

Werkzaamheden
De capaciteitsregisseur brengt de huidige situatie in beeld en ontwikkelt, samen met management en medewerkers, een werkbare en gedragen aanpak voor capaciteitsplanning.

De capaciteitsregisseur:

• Analyseert bestaande processen, werkwijzen, systemen en stuurinformatie;
• Brengt de huidige werkvoorraad en beschikbare capaciteit in kaart;
• Ontwikkelt een uniforme methodiek voor capaciteitsplanning en capaciteitsprognoses;
• Vertaalt werkzaamheden, projecten en beleidsopgaven naar capaciteitsvraag;
• Maakt inzichtelijk waar knelpunten, risico's en afhankelijkheden ontstaan;
• Adviseert management en MT over prioritering, capaciteitsvraagstukken en sturingsmogelijkheden;
• Onderzoekt en adviseert over ondersteunende systemen, dashboards en rapportages;
• Ontwikkelt praktische stuurinformatie voor management en teammanagers;
• Begeleidt een pilot binnen één of meerdere teams;
• Evalueert de pilot en verwerkt de leerpunten;
• Bereidt de organisatie voor op verdere implementatie;
• Zorgt voor borging van de methodiek binnen de bestaande werkprocessen.

Gewenst resultaat
Aan het einde van de opdracht zijn minimaal de volgende resultaten opgeleverd:

• Analyse van de huidige situatie en knelpunten;
• Integraal overzicht van beschikbare capaciteit en werkvoorraad;
• Methodiek voor capaciteitsplanning en capaciteitsprognoses;
• Inzicht in de capaciteitsvraag voor beheer, projecten, beleidsopgaven en niet-planbaar werk;
• Advies over rollen, verantwoordelijkheden en governance rondom capaciteitssturing;
• Advies over ondersteunende systemen, dashboards en rapportages;
• Managementdashboard en/of managementrapportage;
• Uitgevoerde pilot inclusief evaluatie en aanbevelingen;
• Implementatie- en borgingsadvies voor organisatiebrede toepassing.

Wij zoeken een professional die:

• Aantoonbare ervaring heeft met capaciteitsmanagement, resourceplanning of portfoliomanagement binnen een complexe publieke organisatie;
• Ervaring heeft met verandertrajecten en organisatieontwikkeling;
• In staat is structuur aan te brengen in een omgeving met uiteenlopende belangen en opgaven;
• Sterke analytische vaardigheden combineert met verbindend vermogen;
• Ervaring heeft met het ontwikkelen van managementinformatie en stuurinstrumenten;
• Beschikt over kennis van projectmatig werken, beheerprocessen en bedrijfsvoering;
• Zelfstandig opereert en tegelijkertijd draagvlak weet te creëren bij management en medewerkers. 

De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is.

• Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen;
• Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;
• De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten;
• Er wordt gewerkt in team verband. 

Vereisten:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met capaciteitsmanagement, resourcemanagement, portfoliomanagement of capaciteitssturing;
• Aantoonbare werkervaring met capaciteitsmanagement, resourcemanagement, portfoliomanagement of capaciteitssturing binnen een (semi-) publieke organisatie.

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met capaciteitsmanagement, resource management of capaciteitssturing binnen een gemeentelijke organisatie;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het ontwikkelen, implementeren én borgen van methodieken voor capaciteitsplanning, resourceplanning of capaciteitssturing. Benoem hiervan een concreet referentieproject op een aparte pagina van het cv, waarin rol, context en resultaat omschreven staan;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als capaciteitsregisseur binnen het Fysiek Domein;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met het begeleiden van organisatieverandering, procesverbetering en implementatietrajecten waarbij meerdere teams of stakeholders betrokken waren. 

Competenties:

• Capaciteitsmanagement en capaciteitssturing;
• Verandermanagement;
• Organisatiesensitiviteit;
• Analytisch vermogen;
• Advies- en beïnvloedingsvaardigheden;
• Verbindend leiderschap.

• Startdatum: Z.s.m.
• Duur: 6 maanden
• Optie verlenging: 2 x 3 maanden
• Aantal uren per week: 16 uur
• Reageren kan t/m 10 september 2026