Secretaresse

Voor Metropoolregio Eindhoven zoeken wij een Secretaresse. Een volle agenda, een ingewikkelde planning of een bijeenkomst met bestuurders uit de regio: jij brengt overzicht en zorgt dat alles goed geregeld is. Je krijgt energie van organiseren en werkt graag samen met collega’s die op je kunnen rekenen. In deze functie ondersteun je samen met twee collega’s zeven managers en organiseer je bijeenkomsten voor vijf programma’s. Je hebt regelmatig contact met collega’s, samenwerkingspartners en wethouders uit de regio.

Je kijkt vooruit, denkt mee en ziet wat er nodig is. Verandert een agenda op het laatste moment? Jij stelt prioriteiten en zoekt een praktische oplossing. Zo ben je een vertrouwd aanspreekpunt en breng je rust en structuur in een omgeving waar veel gebeurt.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je beheert agenda’s en zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
• Je organiseert interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders uit de regio.
• Je stemt met collega’s en externe contacten af over afspraken en bijeenkomsten.
• Je regelt vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding.
• Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is.
• Je verwerkt uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling.
• Je beantwoordt het centrale telefoonnummer en helpt bezoekers en bellers verder.
• Je publiceert berichten, stelt planningen op en zorgt dat stukken goed worden gearchiveerd.

Jouw profiel
Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen en neemt uit jezelf werk uit handen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen. Ook bij wisselende prioriteiten of onverwachte situaties houd je overzicht en blijf je rustig, vriendelijk en duidelijk.

• Je kunt goed organiseren, prioriteiten stellen en praktische oplossingen bedenken.
• Je legt gemakkelijk contact, van collega tot bestuurder.
• Je werkt nauwkeurig en beheerst de Nederlandse taal goed, mondeling en schriftelijk.
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel, en maakt nieuwe systemen snel eigen.
• Je hebt vaak aan een half woord genoeg en vraagt door als iets onduidelijk is.
• Je hebt een relevante mbo-opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie.

Over de organisatie
Metropoolregio Eindhoven werkt aan vraagstukken die ertoe doen voor inwoners van Zuidoost-Brabant, zoals voldoende woningen, bereikbaarheid, energie, economie en het landelijk gebied. Dat gebeurt samen met de 21 gemeenten in de regio. De organisatie bestaat uit vier teams die werken aan regionale samenwerking, de uitvoering van plannen, het toegankelijk maken van archieven en de ondersteuning van de organisatie. Door jouw ondersteuning goed te organiseren, kunnen collega’s verder met hun werk voor de regio.

Functie-eisen

• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie
• Je werkt nauwkeurig en beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk
• Je hebt goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel, en maakt nieuwe systemen snel eigen

Extra Informatie

• Aantal uur 24 - 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO