Officemanager Griffie (36 uur) - 26689

Bij de Griffie van gemeente Rijswijk ben jij het administratieve en secretariële hart. Je zorgt dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Gemeente Rijswijk telt ongeveer 700 collega's en groeit. Er komen steeds meer inwoners bij, het dienstenpakket wordt groter en veranderingen gaan sneller. Hierdoor is de organisatie volop in beweging en kunnen ze jouw ideeën en kennis goed gebruiken.

Je komt te werken bij de Griffie, een bijzonder onderdeel binnen de gemeente. Dit team valt niet onder het college van burgemeester en wethouders, maar rechtstreeks onder de gemeenteraad. Samen met je collega's zorg je dat de raad politieke besluiten kan nemen die bijdragen aan de lokale democratie.

Het team is zelfstandig en bestaat uit de griffier, 3 raadsadviseurs, een communicatieadviseur, een officemanager en een algemeen medewerker. Deze tijdelijke opdracht ontstaat vanwege een zwangerschapsverlof. Geen dag is hetzelfde: je hebt contact met inwoners, bestuurders en raadsleden.

Dit is de plek voor iemand die graag meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt en dienstverlenend is ingesteld.

Wat ga je doen:

• Je registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en bewaakt de termijnen binnen het besluitvormingsproces.
• Je zorgt voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens de schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam.
• Je beheert de mailbox van de griffie en handelt berichten tijdig en zorgvuldig af, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren, externe relaties en inwoners.
• Je ondersteunt de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda's en publiceert de forum- en raadsagenda's.
• Je biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs en organiseert bijeenkomsten van a tot z.
• Je bewaakt de publicatie van vastgestelde documenten op officielebekendmakingen.nl en werkt aan kwaliteitsverbetering binnen iBabs.

Wij vragen:

• afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4
• minimaal 3 jaar werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning
• uiterlijk beschikbaar per 1 september 2026 voor minimaal 36 uur per week
• op maandag, dinsdagmiddag en woensdag fysiek aanwezig in het gemeentehuis in Rijswijk vanaf 9.00 uur, op donderdag en vrijdag thuiswerken vanaf 9.00 uur
• bij voorkeur:
  • minimaal 2 jaar werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie
  • werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het raadsinformatiesysteem iBabs
  • werkervaring met het tegelijkertijd schakelen tussen interne en externe belanghebbenden

Gesprek:
maandag 24 augustus 2026, vanaf 14.00 uur

Standplaats:
Rijswijk, hybride werken mogelijk op dinsdagochtend, donderdag en vrijdag

Wij bieden:
De functie is per direct beschikbaar voor 36 uur per week. Deze functie is op projectbasis met een verwachte looptijd van 4 maanden, met een optie tot verlenging. Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór donderdag 20 augustus 12.00 uur aanstaande en stuur je cv naar Het emailadres op pia.nl bekijken of klik op Solliciteer. Ons referentienummer is 26689. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Bram Boemaars op Het telefoonnummer op pia.nl bekijken.

Ik zoek toch iets anders! Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op Het emailadres op pia.nl bekijken of bel Het telefoonnummer op pia.nl bekijken.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.