Crew Coordinator

Company Overview

Offering a complete ecosystem of maritime services, including broking, finance, port services and research, Clarksons is at the heart of global shipping. Our unrivalled reach, expertise, and depth of experience, combined with leading research, enables us to partner with clients across every sector to meet the demands of the world’s rapidly evolving maritime, offshore, trade and energy markets. Building on our unique heritage and harnessing our insights to see further, faster, we work with our clients and communities to create strategies that have a positive impact on the industry and the world around us. Dedicated to excellence, it’s our people that drive success for our clients.

To understand more including day-to-day life at Clarksons, visit us at

**FOR DUTCH TEXT PLEASE SCROLL BELOW**

Vacancy Crew Coordinator

For our locations Den Helder, Eemshaven and IJmuiden we have a job opening for a Crew Coordinator.

Function overview

At Clarksons Port Services, the Crew Coordinator operates within a dynamic and demanding environment where each day presents new challenges. This role demands precision, strong organizational skills, and a customer-centric approach. The coordinator plays a pivotal role in ensuring the smooth and efficient execution of crew changes, which are critical for maintaining operational continuity in our clients' offshore projects.

This position is integral to Clarksons Port Services' service offerings, requiring close collaboration with colleagues in the ship agency department to uphold the company's reputation as a reliable and efficient service provider in the offshore energy sector.

Main Tasks and Responsibilities:

Coördination of van Crew Changes:

• Drafting and managing crew change schedules in close collaboration with colleagues in vessel agency operations who track ship arrival and departure times.
• Ensuring timely and efficient arrangements for all travel and accommodation, including meeting visa requirements.
• Coordinating logistical aspects of crew changes, such as transportation to and from ports and airports, including booking transportation and accommodations for crew members boarding or disembarking ships in ports or via helicopter.
• Scheduling appointments with healthcare providers and certification services for crew members as requested by clients, including arranging transportation.
• Scheduling appointments with training institutions as requested by clients, including arranging transportation.

Communication:

• Serving as the primary point of contact for both crew members and clients.
• Effectively communicating with colleagues in vessel agency operations, hotel staff, transport companies, and other relevant parties.
• Clearly and promptly sharing information about schedules, travel arrangements, and other pertinent details with crew members and other stakeholders.

Administration:

• Maintaining detailed records related to crew changes, including travel documents, accommodation details, and transportation reservations.
• Managing and recording expenses in the CPS Portal system related to travel and accommodation arrangements, including tracking budgets and processing invoices.

Problem Solving:

• Anticipating and efficiently addressing changes and potential issues that may arise during crew changes, such as delays, cancellations, or logistical complications.
• Coordinating emergency replacements and alternative arrangements in case of an emergency.

Customer Support:

• Collaborating with clients to understand their specific needs and requirements, providing tailored solutions for their crew change processes.
• Ensuring a high level of customer satisfaction by delivering excellent service and efficient solutions.

Required Skills and Qualifications:

• Excellent organizational skills to manage multiple tasks and requests simultaneously.
• Strong communication skills, both verbal and written, in Dutch and English.
• Capability to promptly and effectively respond to unforeseen situations and resolve any resulting issues.
• Capacity to work under pressure and meet deadlines.
• Flexibility and adaptability to changing circumstances and demands.
• Understanding of the specific requirements of the offshore energy industry and logistical processes.
• Familiarity with planning software and administrative systems.

** DUTCH TEXT **

Vacature Crew Coordinator

Voor onze locatie in Den Helder, Eemshaven en/of IJmuiden zijn we op zoek naar een Crew Coordinator.

Wat ga je doen?

De Crew Coördinator bij Clarksons Port Services werkt in een dynamische en veeleisende omgeving waar geen twee dagen hetzelfde zijn. Deze rol vereist een hoge mate van nauwkeurigheid, organisatorisch talent en een klantgerichte aanpak. De coördinator speelt een cruciale rol in het garanderen dat bemanningswisselingen soepel en efficiënt verlopen, wat essentieel is voor de operationele continuïteit van de offshore projecten van onze klanten.

Deze functie is een belangrijke schakel in het dienstenpakket van Clarksons Port Services, waarbij de coördinator nauw samenwerkt met zijn/haar collega’s van de scheepsagenturen afdeling en bijdraagt aan de reputatie van het bedrijf als betrouwbare en efficiënte dienstverlener in de offshore energy sector.

Hoofdtaken en Verantwoordelijkheden

Coördinatie van Crew Changes:

• Opstellen en beheren van de schema's voor bemanningswisselingen. In nauw overleg met directe collega vessel agency operators: die houden de aankomst- en vertrektijden van schepen bij.
• Zorgen dat alle reis- en verblijfsarrangementen tijdig en efficiënt geregeld zijn inclusief eventuele visa verplichtingen.
• Coördineren van de logistieke aspecten van de crew changes, inclusief transport van en naar havens en luchthavens. Meer specifiek: het boeken van transport en overnachtingen voor bemanningsleden die van of aan boord van de schepen gaan in havens of via helikopter.
• Het maken van afspraken bij huisartsen, tandartsen, keuringsdiensten voor bemanningsleden, op aanvraag van de klant, inclusief vervoer.
• Het maken van afspraken bij trainingsinstellingen op aanvraag van de klant, inclusief vervoer.

Communicatie:

• Fungeren als het primaire aanspreekpunt voor zowel de bemanning als opdrachtgevers.
• Effectief communiceren met directe collega vessel agency operators, hotelpersoneel, transportbedrijven en andere betrokken partijen.
• Duidelijk en tijdig delen van informatie over roosters, reisarrangementen en andere relevante details met de bemanning en andere contactpersonen.

Administratie:

• Bijhouden van gedetailleerde administratie met betrekking tot bemanningswisselingen, inclusief reisdocumenten, accommodatiegegevens en transportreserveringen.
• Beheren en registreren van de kosten in CPS Portaal systeem, gerelateerd aan reis- en verblijfarrangementen, inclusief het volgen van budgetten en het verwerken van facturen.

Probleemoplossing:

• Snel en efficiënt anticiperen en oplossen van wijzigingen en mogelijke problemen die zich kunnen voordoen tijdens bemanningswisselingen, zoals vertragingen, annuleringen of logistieke complicaties.
• Coördineren van noodvervangingen en alternatieve arrangementen in geval van een noodgeval.

Klantondersteuning:

• Samenwerken met klanten om hun specifieke behoeften en vereisten te begrijpen en op maat gemaakte oplossingen te bieden voor hun bemanningswisselingsprocessen.
• Zorgen voor een hoog niveau van klanttevredenheid door uitstekende service en efficiënte oplossingen te bieden.

Vereiste Vaardigheden en Kwalificaties

• Uitstekende organisatorische vaardigheden om meerdere taken en verzoeken gelijktijdig te beheren.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels.
• Vermogen om snel en effectief te reageren op onverwachte situaties en problemen op te lossen.
• In staat om onder druk te werken en deadlines te halen.
• Flexibel en aanpasbaar aan veranderende omstandigheden en eisen.
• Begrip van de specifieke eisen van de offshore energy branche en logistieke processen.
• Bekendheid met planningssoftware en administratieve systemen.