Domein Secretaresse Samenleving

Als Domein Secretaresse Samenleving ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers bij Gemeente Zoetermeer op het gebied van agendabeheer, overlegvoorbereiding, notuleren en bestuurlijke en administratieve processen binnen een dynamisch en breed domein.

• Als Domeinsecretaresse Domein Samenleving ondersteun je de afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Een groot deel van de werkzaamheden komt binnen via de gezamenlijke mailbox van het secretariaat; daar kunnen ook spoedeisende verzoeken tussen zitten Je werkt in een dynamische omgeving waarin regelmatig meerdere zaken tegelijk spelen. Daarom is het belangrijk dat je snel kunt schakelen, zelfstandig prioriteiten stelt en overzicht houdt. Tegelijkertijd werk je nauw samen met de andere domeinsecretaresses en stem je werkzaamheden goed af. In deze functie krijg je te maken met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke processen. Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn daarom essentieel.

Als Domein Secretaresse Samenleving ben jij z.s.m. beschikbaar voor 36 uur per week. Verder beschik je over:

• Bij voorkeur: Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund (35 punten);
• Bij voorkeur: Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving (30 punten);
• Bij voorkeur: Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem (20 punten);
• Bij voorkeur: Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij kandidaat zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken prioriteerde, uitzette en de opvolging bewaakte (15 punten);
• Plannen en organiseren Houdt overzicht over meerdere werkzaamheden, organiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines;
• Prioriteiten stellen Schat goed in wat urgent is, schakelt snel bij spoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden;
• Zelfstandigheid en initiatief Werkt proactief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing;
• Nauwkeurig en zorgvuldig werken Werkt accuraat en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens.

Kamphorst Detachering helpt jou in het vinden van passende opdrachten, die aansluiten bij jouw kennis en wensen. Wat hebben wij te bieden voor deze vacature:

• Marktconform salaris, conform CAO van de opdrachtgever / ZZP tarief in overleg;
• Reiskostenvergoeding en pensioenopbouw;
• Een contract voor de duur van een opdracht o.b.v. detachering of een opdrachtovereenkomst indien het ZZP betreft; met kans op verlenging;
• De mogelijkheid om gebruik te maken van ons opleidingsbudget.