Secretaresse bestuurssecretariaat

Stichting VOOR is ontstaan uit een bestuurlijke fusie tussen het Ostrea Lyceum en Stichting Scholengroep Pontes. 
Ter ondersteuning van de bestuurder en het bestuurssecretariaat zoeken wij, in verband met vertrek van de huidige secretaresse, een

Secretaresse bestuurssecretariaat  0,8 fte (32 klokuren)

Als bestuurssecretaresse verzorg je reguliere taken zoals agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en bewaken van acties. Daarnaast bied je ondersteuning bij het voorbereiden van de bedrijfsvoering door o.a. het actueel houden van statuten, reglementen en overige documenten. Ook verzorg je een deel van de PR en communicatie en ga je onderdeel uitmaken van het Zeeuwse netwerk van bestuurssecretaresses.

Wat zijn de werkzaamheden?

• Het verlenen van secretariële ondersteuning aan bestuur, directieleden en RvT
• Het voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen, zowel in- als extern. Denk hierbij aan het samenstellen van de agenda, tijdig verzamelen van vergaderstukken en bewaken van de actiepunten
• Het plannen en bewaken van de agenda van het bestuur
• Het digitaal bijhouden van in- en externe (vergader) dossiers en het werkarchief van het bestuur
• Het zorgen voor de tijdige aanlevering en beschikbaar hebben van vergaderstukken voor het bestuur en RvT
• Het naar eigen inzicht voorbereiden, afhandelen en archieveren van (digitale) correspondentie, zowel in- als extern
• Het onderhouden van telefonische contacten, zowel in- als extern
• Het up-to-date houden van de websites, het intranet en socials
• Het bewaken van de huisstijl en verzorgen van in- en externe communicatie vanuit het bestuur
• Het organiseren van in- en externe bijeenkomsten
• Het redigeren van beleidsstukken en het actueel houden van statuten, reglementen en overige documenten
• Het vervullen van een bufferfunctie tussen het bestuur en derden.

Functie-eisen

Kennis en ervaring:

• Je hebt een passende opleiding minimaal op MBO niveau met ruime aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie
• Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend in woord en geschrift
• Je bent digitaal vaardig en kunt 'lezen en schrijven' met het MS Office pakket 
• Je hebt vaardigheid met het logisch opbouwen en onderhouden van digitale archieven.

Profiel:

• Je hebt een professionele houding en draagt de visie, waarden en ambities van de stichting uit
• Je bent discreet en bent je bewust van de vertrouwelijkheid van de informatie waar je mee werkt
• Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen bij bestuurlijke en overige zakelijke contacten
• Je staat sterk in je schoenen en je bent proactief, enthousiast en flexibel en kunt samenwerken
• Je bent organisatiegevoelig, zelfwerkzaam, nauwgezet, gestructureerd, servicegericht en benaderbaar
• Je kunt inspelen op, en je voegen naar omstandigheden van de bestuurs- of directieleden
• Je bent stabiel en kunt zaken overzien, relativeren en prioriteren.

Herken jij je in bovenstaand profiel? Dan word je van harte uitgenodigd te solliciteren!

Arbeidsvoorwaarden

We vragen heel wat, maar bieden je ook een aantrekkelijk pakket :

• Het betreft een boeiende functie in een volop in beweging zijnde organisatie, conform het functieprofiel van Secretaresse CvB. Een volledige functiebeschrijving is op te vragen bij de afdeling HRM
• Het betreft een tijdelijke functie voor 1 jaar, met kans op een verlenging en uitzicht op een vast contract
• Salariëring conform cao-vo, schaal 6, afhankelijk van opleiding en ervaring
• Scholingsmogelijkheden, waaronder een persoonlijk professionaliseringsbudget van € 600,-
• Eindejaarsuitkering en vakantiegeld 
• Reiskostenvergoeding boven cao
• Een aantrekkelijke fiets- en sportregeling.

Procedure :

• Aanvullende informatie over deze vacature is te verkrijgen bij mevrouw I. Sinke, tel.Het telefoonnummer op zeeuwsevacaturebank.nl bekijken.
• Je reactie zien we heel graag z.s.m., uitsluitend via de sollicitatieknop bij de vacature op  Hierbij maken wij gebruik van MeesterBaan. Reacties via een andere weg worden niet in behandeling genomen.
• Zijn we geinteresseerd in een nadere kennismaking dan word je uitgenodigd voor een gesprek op locatie.

Reageren?
Stuur ons je CV met motivatie via onderstaande solliciteer-button .