Material Cataloguing Coordinator

The Material Cataloguing Coordinator is responsible for keeping the material catalogue accurate, complete, and up to date. You will work directly across our ERP systems and serve as the main point of contact for Procurement, Engineering, and Operations whenever materials need to be catalogued, classified, or updated.

This role involves a high volume of requests, with work that is largely detail-oriented and repetitive, following established cataloguing rules, naming conventions, and templates rather than independent judgment calls. It's best suited for someone who values precision and consistency in their day-to-day work, rather than an open-ended analytical role.

What Your Week Looks Like

• Process a steady stream of material request tickets. This is most of the job.

• Search existing records to catch duplicates before they are created.

• Fill in technical fields using a set template. Examples: dimensions, units of measure, part numbers.

• Follow existing naming and classification rules.

• Clean up old records. Deactivate obsolete materials. Merge duplicates. Fix errors.

• Flag unusual tickets to the Category Specialist.

Core Tasks

• Manage material requests through our ticketing tool. Meet agreed service levels (SLAs).

• Support the Category Specialist and Business Support team.

• Create new materials in the ERP system (e.g., IFS, SAP MM, McMain). Follow naming rules and templates. Make sure all fields are complete before approval.

• Check for duplicate materials before creating new ones. Keep descriptions consistent across sites and business units.

• Run regular data cleanup. Deactivate old materials. Fix inconsistencies. Merge duplicates.

• Track basic data quality numbers (completeness, accuracy, duplicates) using provided tools. Report issues to the Category Specialist.

Skills & Knowledge

• Strong attention to detail

• Comfortable with high-volume, repetitive work

• Able to read and follow technical specifications

• Basic Excel skills. Advanced analytics not required.

• Good time management. Able to handle many requests at once.

• Clear communication with technical and non-technical people

• Experience with ERP systems (SAP MM, IFS, or similar)

• Knowledge of material classification standards is a plus

Qualifications

• Vocational training, associate's degree, or equivalent experience. Fields: Supply Chain, Business Administration, or related. Bachelor's degree not required.

• 1+ years of experience in data entry, master data, procurement support, or supply chain. ERP experience is a plus.

• Fluent in English. French is a plus.

Material Cataloguing Coordinator (Dutch translation)

De Material Cataloguing Coordinator is verantwoordelijk voor het accuraat, volledig en actueel houden van de materialencatalogus. Je werkt direct binnen onze ERP-systemen en bent het eerste aanspreekpunt voor Inkoop, Engineering en Operations wanneer materialen gecatalogiseerd, geclassificeerd of bijgewerkt moeten worden.

Deze functie omvat een hoog volume aan verzoeken, waarbij het werk grotendeels gedetailleerd en repetitief is, volgens bestaande catalogiseringsregels, naamgevingsconventies en templates, in plaats van zelfstandige beoordeling. De functie is het meest geschikt voor iemand die precisie en consistentie waardeert in het dagelijkse werk, in plaats van een open, analytische rol.

Hoe je week eruitziet

• Een constante stroom aan materiaalaanvragen (tickets) verwerken. Dit vormt het grootste deel van de functie.

• Bestaande records doorzoeken om duplicaten te signaleren voordat ze worden aangemaakt.

• Technische velden invullen volgens een vaste template. Denk aan: afmetingen, meeteenheden, onderdeelnummers.

• Bestaande naamgevings- en classificatieregels volgen.

• Oude records opschonen. Verouderde materialen deactiveren. Duplicaten samenvoegen. Fouten herstellen.

• Afwijkende tickets doorzetten naar de Category Specialist.

Kerntaken

• Materiaalaanvragen beheren via ons ticketing systeem. Afgesproken service levels (SLA's) halen.

• De Category Specialist en het Business Support-team ondersteunen.

• Nieuwe materialen aanmaken in het ERP-systeem (bijv. IFS, SAP MM, McMain). Naamgevingsregels en templates volgen. Zorgen dat alle velden volledig zijn ingevuld vóór goedkeuring.

• Controleren op dubbele materialen voordat nieuwe worden aangemaakt. Beschrijvingen consistent houden tussen locaties en business units.

• Regelmatige data-opschoning uitvoeren. Oude materialen deactiveren. Inconsistenties herstellen. Duplicaten samenvoegen.

• Basisgegevens over datakwaliteit bijhouden (volledigheid, nauwkeurigheid, duplicaten) met behulp van beschikbare tools. Problemen rapporteren aan de Category Specialist.

Vaardigheden & Kennis

• Sterk oog voor detail

• Comfortabel met repetitief werk in hoog volume

• In staat technische specificaties te lezen en te volgen

• Basiskennis van Excel. Geavanceerde analyse niet vereist.

• Goed time management. In staat om meerdere aanvragen tegelijk te verwerken.

• Duidelijke communicatie met zowel technische als niet-technische collega's

• Ervaring met ERP-systemen (SAP MM, IFS, of vergelijkbaar)

• Kennis van materiaalclassificatiestandaarden is een pré

Kwalificaties

• MBO-, HBO-opleiding of gelijkwaardige ervaring. Richting: Supply Chain, Bedrijfskunde of gerelateerd. Bachelor's degree niet vereist.

• 1+ jaar ervaring met data-invoer, master data, inkoopondersteuning of supply chain. ERP-ervaring is een pré.

• Vloeiend in Engels. Frans is een pré.