Medewerker Inkoop, Materialen & Backoffice

Medewerker Inkoop, Materialen & Backoffice

Ben jij iemand die graag regelt maar ok graag overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles op tijd op de juiste plek terechtkomt? Werk je ook nog eens nauwkeurig, steek je graag je handen uit de mouwen en vind je het daarnaast leuk om administratief werk af te wisselen met praktische werkzaamheden?

Dan zoeken wij jou!

Voor Dynamic Activities zijn wij op zoek naar een Medewerker Inkoop, Materialen & Backoffice in Rotterdam. Jij zorgt ervoor dat onze vakleerkrachten op scholen beschikken over de juiste materialen zodat ze hun lessen en activiteiten goed uit kunnen voeren.

De programma’s en benodigde materialen worden aangeleverd door onze coördinatoren. Daarna neem jij het praktische proces over: van materiaallijst en inkoop tot leskist en levering op school.

Kenmerken functie

Wat ga je doen

Inkoop & materialen
Op basis van de informatie die je van de coördinator ontvangt, zorg jij dat alle benodigde materialen worden geregeld.

Werkzaamheden:

• Inkoop van de benodigde materialen;
• Bewaken bestellingen en levertijden;
• Ontvangen en controleren van binnengekomen bestellingen;
• Verwerken van materialen in het magazijn;
• Overzicht houden op de aanwezige materialen en voorraad;
• Tijdig signaleren wanneer iets ontbreekt of opnieuw besteld moet worden.

Materiaallijsten

Bij ieder programma hoort natuurlijk een duidelijke materiaallijst voor onze vakleerkrachten.

Wat jij doet:
• Verwerken van de aangeleverde informatie tot een overzichtelijke materiaallijst;
• Materiaallijsten netjes op orde maken in Canva;
• Ervoor zorgen dat de juiste materiaallijsten in onze systemen worden geplaatst;
• Controleren of de lijst overeenkomt met de materialen die daadwerkelijk worden meegeleverd.

De programma’s ontwikkel je niet zelf. Bovendien wordt De inhoud aangeleverd door de coördinator. Jij zorgt daarna voor een correcte praktische en administratieve verwerking.

Leskisten inpakken

Onze materialen worden per programma en school verzameld in leskisten.

Vervolgens:

• verzamel jij de benodigde materialen in het magazijn;
• controleer je de materialen aan de hand van de materiaallijst;
• pak je de schatkisten zorgvuldig en compleet in;
• zorg je ervoor dat iedere leskist duidelijk is gelabeld en klaarstaat voor distributie;
• controleer je vóór verzending nogmaals of alles compleet is.

Planning & distributie

Zijn de leskisten klaar? Dan zorg jij er bovendien voor dat ze op de juiste scholen terechtkomen zodat onze vakleerkrachten ermee aan de slag kunnen.

Dit doe je onder anderen door bijvoorbeeld:

• contact op te nemen met de school en onze distributeur;
• duidelijke distributielijsten te maken zodat alles duidelijk is voor betrokkenen;
• aan te geven welke schoolkisten en materialen naar welke scholen gebracht moeten worden;
• aan te geven op welke scholen materialen of schatkisten opgehaald moeten worden;

•  praktische bijzonderheden af te stemmen met scholen en/of de distributeur;
•  overzicht te houden over de uitgezette en retour gekomen materialen.

Backoffice & magazijn

Naast de inkoop en distributie ondersteun je ook bij verschillende administratieve en praktische werkzaamheden.
Tijdens rustigere periodes zorg je bovendien voor:

• het op orde houden van het magazijn zodat deze altijd schoon en geordend oogt;
• tijdig controleren en aanvullen van de voorraad om tekorten te voorkomen ;
• verwerken en opruimen van retour gekomen materialen;
• actualiseren van materiaallijsten en administratieve overzichten;

• algemene ondersteunende backofficewerkzaamheden zoals databeheer.

Piek- en dalmomenten
Onze werkzaamheden volgen het ritme van de programma’s op scholen. Daardoor zijn er gedurende het jaar piek- en dalmomenten.

Tijdens piekperiodes ben je dus veel bezig met bestellen, controleren, materiaallijsten maken maar ook schatkisten inpakken en de distributie organiseren. In rustigere periodes ligt de nadruk daaentegen meer op voorraadbeheer, het magazijn, administratie en andere  backofficewerk.

Belangrijk is dat je het prettig vindt om daarin mee te bewegen en goed prioriteiten kan stellen wanneer het druk is.

Wie zoeken wij

We zoeken dus vooral een doener die ook administratief sterk is.

Iemand die het net zo vanzelfsprekend vindt om achter de computer een distributielijst of materiaallijst te maken als om daarna in het magazijn een aantal schatkisten compleet in te pakken.

Je:

• hebt minimaal mbo 4 werk- en denkniveau;
• werkt nauwkeurig en ook gestructureerd;
• kunt goed plannen en overzicht houden;
• bent administratief en digitaal vaardig;
• vindt het leuk om met Canva te werken of bent bereid dit te leren;
• bent praktisch ingesteld en steekt daarnaast graag je handen uit de mouwen;
• kunt zelfstandig werken maar durft wel om hulp te vragen waar nodig;
• communiceert makkelijk met collega’s, scholen, leveranciers en onze distributeur;
• houdt je aan afspraken en procedures;
• signaleert fouten en lost praktische problemen graag op;
• kunt goed omgaan met periodes waarin het tijdelijk extra druk is.

Wat bieden wij

• Een functie voor 0,8 FTE (32 uur per week).
• Een afwisselende combinatie van administratie, inkoop, logistiek en praktisch werk.
• Een prettige werkomgeving in hartje Rotterdam.
• Veel zelfstandigheid binnen je eigen werkzaamheden.
• Een dynamische organisatie met ruimte voor eigen initiatief.
• Een goede pensioenregeling.
• 24 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.
• Een bedrijfsfitnessregeling.
• Gezellige bedrijfsuitjes en borrels.

Over Dynamic Activities

Bij Dynamic Activities zetten we ons iedere dag in voor de beste toekomst voor ieder kind. Vanuit ons kantoor in Rotterdam bieden we samen met scholen en vakleerkrachten kinderen uitdagende en inspirerende programma’s op het gebied van onder andere sport, cultuur, techniek en talentontwikkeling.

Om die programma’s goed uit te kunnen voeren, moet daarom achter de schermen alles kloppen. Van de juiste materialen tot een schatkist die compleet en op tijd op school staat. En daar zorg jij voor.