Documentalist MN A

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist MN A. Je werkt aan het inrichten en beheren van het projectarchief in het documentmanagementsysteem. Je voert beheeractiviteiten uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie en zorgt dat het ordeningsplan en de benodigde middelen actueel blijven.
Je coacht projectmedewerkers zodat zij hun verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming begrijpen en adequaat uitvoeren, waardoor de informatiehuishouding continu verbetert.

Werkzaamheden

• Je voert het beheer van de archivering in het documentmanagementsysteem uit: registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.
• Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers en beheert autorisaties voor medewerkers.
• Je geeft training en instructie aan projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je verleent en trekt autorisaties in voor het documentmanagementsysteem.
• Je maakt relevante standaardweergaven en zoekvragen in het systeem naar behoefte van medewerkers.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je houdt alle documenten die bij het projectarchief horen actueel, zoals kaderinstrumenten, werkafspraken en high value-lijsten.
• Je verplaatst documenten en (sub)dossiers en ziet toe op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform geldende kaders; je zorgt dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon beschikbaar is.
• Je meldt storingen aan het lokale functioneel beheer en inventariseert en meldt functionele wensen of verbetervoorstellen voor applicaties.
• Je bereidt en verzorgt archiefoverdrachten naar de digitale archiefomgeving (DIM) inclusief de benodigde voorbereidende activiteiten.

Doel
Je richt het projectarchief in volgens de gemaakte afspraken en zorgt dat het voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen, zoals juiste ordening, waardering, selectie en toepassing van metadata.
Je zorgt dat de middelen voor documentbeheer en archivering actueel zijn, waaronder autorisatiematrices, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuren.

Jouw profiel

• Je bent analytisch en kunt verbanden leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
• Je luistert actief en kunt de vraag achter de vraag achterhalen.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je hebt omgevingsbewustzijn en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je hebt een proactieve instelling.
• Je kunt zelfstandig plannen en organiseren en haalt deadlines zonder onnodige stress.
• Je toont zelfontwikkeling: je leert van je omgeving en past dit toe in je werk.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief om zaken te verbeteren en schakelt collega’s wanneer nodig.

Functie-eisen

• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring met het gebruik van een Document Management Systeem (DMS) en met digitaal archiveren
• Je beschikt over ervaring en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en je kunt DIM-gerelateerde ICT-middelen effectief gebruiken
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Functie-wensen

• Bij voorkeur heb je kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Het is een pré als je ervaring hebt met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie

Extra Informatie

• Aantal uur 16 - 16
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-09-2026
• Opleidingsniveau MBO, HBO