Bestuursassistent

Voor gemeente Utrecht zoeken wij een Bestuursassistent. Als bestuursassistent bij de gemeente Utrecht ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Je ondersteunt bestuurders samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs. Ook als de werkdruk toeneemt, zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je schakelt makkelijk tussen taken en portefeuilles, houdt overzicht en brengt rust en structuur in hectische situaties. Geen dag is hetzelfde.

Dit is je werk:

• Je plant en beheert de agenda’s van één of meerdere bestuurders, denkt vooruit en speelt flexibel in op veranderende prioriteiten. Je zorgt ervoor dat alle stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn.
• Je bent een stevige en verbindende gesprekspartner voor bestuurders, collega’s, externe partners en inwoners. Als eerste aanspreekpunt communiceer je helder en snel over afspraken en lopende zaken, en stem je je toon af op je gesprekspartner.
• Je neemt initiatief en voorkomt problemen door vooruit te kijken. Je signaleert knelpunten in agenda’s en werkprocessen, bedenkt praktische oplossingen en handelt zelfstandig e-mailverkeer af met oog voor urgentie.
• Je blijft rustig en gefocust onder druk. In hectische situaties bewaak je het overzicht, stel je prioriteiten en draag je bij aan een positieve, ondersteunende werksfeer.

Met jouw inzet draag je bij aan sterke ondersteuning van het college en een goed functionerend secretariaat.

Jouw werkomgeving:
Je werkt in een hecht team van bestuursassistenten, waarin je je welkom en gewaardeerd kunt voelen. Samen met collega’s draag je bij aan de ondersteuning en advisering van het Utrechtse college van burgemeester en wethouders. De werksfeer is prettig en informeel, en er is ruimte voor verschillende achtergronden, ervaringen en perspectieven. De gemeente Utrecht ziet diversiteit als een kracht en streeft naar een inclusieve organisatie.

Jouw profiel:
Je bent dienstverlenend, accuraat, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld. Je bent een teamspeler met gevoel voor humor en kunt goed omgaan met jezelf, de agenda van bestuurders en je werkomgeving. Je houdt overzicht in een complexe situatie en weet de juiste prioriteiten te stellen. Je hebt interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, en bent politiek sensitief.

• Je hebt hbo-werk- en -denkniveau, opgedaan via een opleiding of ruime ervaring in dit werkveld.
• Je hebt ruime relevante ervaring met het ondersteunen van een bestuur of bestuurder. Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is vereist.
• Je bent digitaal vaardig en kent systemen zoals Outlook, iBabs, een zaaksysteem en Teams, of maakt nieuwe systemen snel eigen.
• Je bent in ieder geval beschikbaar op woensdag of vrijdag.

Functie-eisen

• Je hebt hbo-werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of ruime ervaring in dit werkveld.
• Je hebt ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur of bestuurder.
• Je hebt ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid.
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams, of je maakt deze systemen snel eigen.
• Je bent in ieder geval op woensdag of vrijdag beschikbaar om te werken.

Extra Informatie

• Aantal uur 24 - 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO, HBO