(Ervaren) informatie- en officemanager griffie

Ben jij iemand die overzicht creëert, processen slimmer maakt en graag schakelt tussen mensen, informatie en techniek? Dan is deze functie bij de griffie van de gemeente Tilburg iets voor jou!

De griffie van de gemeente Tilburg zoekt tijdelijk een ervaren informatie- en office manager (1 fte). In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden van de griffie en de gemeenteraad goed en soepel verlopen. Je brengt structuur aan, ziet waar processen beter kunnen en zorgt ervoor dat signalen op de juiste plek terechtkomen.

Je werkt op het snijvlak van informatie, organisatie, digitalisering en bedrijfsvoering. Daarbij krijg je de ruimte om verbeteringen te initiëren en daadwerkelijk te realiseren.

"Je vertegenwoordigt de belangen van de gemeenteraad in organisatiebrede trajecten op het gebied van informatievoorziening, digitalisering, ICT en facilitaire ondersteuning en treedt daarbij op als opdrachtgever, regisseur en sparringpartner voor interne en externe partijen."

Wat ga je doen?

Als informatie- en office manager zorg je ervoor dat raadsleden en griffiemedewerkers kunnen beschikken over betrouwbare, toegankelijke en goed vindbare informatie. Je bent een belangrijke schakel tussen de inhoudelijke behoeften van de griffie, de organisatie en de technische mogelijkheden.

Je werkzaamheden zijn onder andere:

• zorgen voor een goede inrichting en toegankelijkheid van (raads)informatie;
• bijdragen aan de ontwikkeling en uitvoering van het informatiebeleidsplan;
• informatiebehoeften van de raad (en griffie) vertalen naar praktische digitale oplossingen;
• adviseren over privacy, AVG, informatiebeveiliging en de Wet open overheid (Woo);
• schakelen tussen inhoud, techniek en organisatie en zorgen dat vraagstukken op de juiste plek worden opgepakt;
• digitale vernieuwing binnen de griffie aanjagen en realiseren;
• signaleren en vertalen van nieuwe digitale toepassingen en systemen, waaronder de mogelijkheden en toepassingen van AI;
• coördineren en optimaliseren van werkprocessen binnen de griffie;
• monitoren van bedrijfsvoerings-contracten en zorgen voor de opvolging van gemaakte afspraken;
• griffie collega's ondersteunen bij digitale en informatieve vraagstukken;
• zorgen voor de coördinatie van live-uitzendingen van de vergaderingen van de gemeenteraad
• de website van de gemeenteraad actueel houden, in samenwerking met de communicatieadviseur en griffie secretarissen
• de regierol richting DIT (Data, informatietechnologie), Faciliteiten en personeelszaken. 
• de (inhoudelijke) adviseur & procesregisseur bij aanbestedingen en grote projecten zoals de AV-middelen

Wat maakt deze functie bijzonder?

De griffie bevindt zich midden in het lokale democratische proces. Je werkt direct voor en met de gemeenteraad en hebt daarmee een bijzondere positie binnen de gemeentelijke organisatie.

In deze functie combineer je strategisch inzicht met praktische daadkracht. Je denkt mee over de toekomst van informatievoorziening en digitalisering, maar zorgt er ook voor dat zaken vandaag goed geregeld zijn.

Je krijgt bovendien volop ruimte om verbeteringen te signaleren, initiatieven te nemen en oplossingen daadwerkelijk in de praktijk te brengen.

Functie-eisen

Wie zoeken we?

We zoeken een ervaren professional die gemakkelijk beweegt tussen organisatie, informatie en techniek. Iemand die structuur aanbrengt, zelfstandig werkt en tegelijkertijd goed weet wanneer afstemming nodig is.

Je herkent jezelf in het volgende:

• je hebt hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur met een opleiding in informatiemanagement, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting;
• je hebt relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• ervaring binnen een griffie of een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré;
• je bent sterk in het organiseren en verbeteren van processen;
• je kunt complexe informatie vertalen naar praktische en begrijpelijke oplossingen;
• je bent digitaal vaardig en hebt interesse in nieuwe ontwikkelingen en toepassingen, waaronder AI;
• je bent zorgvuldig en hebt oog voor privacy, informatiebeveiliging en informatiekwaliteit;
• je bent communicatief sterk en kunt goed schakelen tussen verschillende collega's, disciplines en niveaus;
• je werkt zelfstandig, neemt initiatief en weet tegelijkertijd goed samen te werken;
• je bent beschikbaar op maandag (en maandagavond), woensdag en vrijdag en werkt op deze dagen op kantoor.

Arbeidsvoorwaarden

Dit bieden wij jou

Een veelzijdige tijdelijke functie waarin je direct bijdraagt aan het goed functioneren van de gemeenteraad en de griffie. Je krijgt de ruimte om jouw ervaring in te zetten, processen te verbeteren en mee te bouwen aan een moderne en professionele informatievoorziening.

Ben jij de professional die overzicht brengt, kansen voor verbetering ziet en ervoor zorgt dat informatie, mensen en techniek goed samenkomen? Dan maken we graag kennis met je!

Inclusiviteit en diversiteit

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Randstad Professional. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.