Secretaresse Nationaal Programma Rotterdam Zuid

Als secretaresse voor ons kleine, hechte team werk je aan één van de meest complexe grootstedelijke opgaven van deze tijd en krijg je energie om in een dynamische omgeving te functioneren. Je bewaakt overzicht in een omgeving vol grote stedelijke vraagstukken en zorgt dat processen blijven lopen, ook wanneer het tempo omhoog gaat. Met jouw zorgvuldigheid en organisatietalent leg je een stevige basis onder projecten, ontmoetingen en samenwerkingen. 

Jouw functie 
Als secretaresse:

• Ben je verantwoordelijk voor het plannen en beheren van de agenda’s van de directeur en van de adviseurs van het programmabureau;
• Ben je gastheer/gastvrouw van het programmabureau en ben je medeverantwoordelijk voor de gastvrije ontvangst van de gasten; 
• Beheer je de telefoon van het programmabureau;
• Ben je verantwoordelijk voor het maken van reserveringen en het regelen van ontvangsten;
• Ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen en het mede onderhouden van contacten met de financiële administratie van de gemeente Rotterdam; 
• Maak je in voorkomende gevallen notulen en actielijsten van vergaderingen; 
• Onderhoud je functionele contacten met interne en externe partners en ben je verantwoordelijk voor beheer van het relatiebestand van het programmabureau;
• Ondersteun je het team van adviseurs met werkzaamheden rond werkbezoeken en verzorgen van presentaties;
• Ben je verantwoordelijk voor het beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorg je de dagelijkse correspondentie.

Als secretaresse ben je ons een klant- en servicegerichte collega die weet van aanpakken en die structuur en overzicht weet te bewaken, ook in drukke agenda’s. Met jouw organisatietalent behaal je zowel zelfstandig als in teamverband sterke resultaten. Je handelt proactief, neemt zelfstandig beslissingen en zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen en deadlines gehaald worden. Daarbij ben je je goed bewust van de complexe omgeving waarin de partners op Zuid werken en weet je hier zorgvuldig en effectief mee om te gaan. Nauwkeurigheid en netheid kenmerken jouw manier van werken, waardoor je betrouwbare ondersteuning biedt en een stevige basis legt voor het succes van projecten en samenwerkingen.
Eisen

• Je beschikt over een mbo-4 werk en denkniveau. Dit is aantoonbaar uit eerdere werkervaring;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse/projectondersteuner opgedaan in de afgelopen 5 jaar; 
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office, denk hierbij aan Word, PowerPoint en Excel;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.

Wensen

• Je hebt werkervaring als secretaresse/projectondersteuner bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met het systeem Oracle.
  

Het is een opdracht voor 32-36 uur per week. Starten per medio augustus. In eerste instantie voor 6 maanden, dit kan verlengd worden. De werklocatie is Mijnsherenlaan 6 in Rotterdam. Er wordt voornamelijk vanuit kantoor gewerkt. Aanwezigheid op woensdag verplicht. Schaal 8 cao gemeenten. ZZP is niet mogelijk.