Allround Zorgadministrateur & HR-ondersteuning

Uw taken

Allround Zorgadministrateur & HR-ondersteuning

Stichting Beacura | 32–36 uur per week | Hbo-werk- en denkniveau

Ben jij een administratieve professional met ervaring in de zorg, die overzicht houdt, vooruitdenkt en graag verantwoordelijkheid neemt?

Stichting Beacura is op zoek naar een Allround Zorgadministrateur & HR-ondersteuning die onze organisatie komt versterken.

Wij zoeken een zelfstandige, nauwkeurige en proactieve professional die verschillende administratieve en organisatorische processen kan beheren en coördineren.

In deze veelzijdige functie combineer je zorgadministratie met personeelsadministratie, HR-ondersteuning, personeelsplanning en ondersteuning van het management en bestuur.

Je bent een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Je zorgt ervoor dat administratieve processen soepel verlopen, belangrijke zaken tijdig worden gesignaleerd en het management en bestuur optimaal worden ondersteund.

Wij zoeken iemand die niet alleen uitvoert, maar ook meedenkt, initiatief neemt, knelpunten signaleert en bijdraagt aan het verder professionaliseren van onze organisatie.

Over Stichting Beacura

Stichting Beacura biedt langdurige begeleiding en ondersteuning aan volwassenen met complexe psychiatrische problematiek.

Wij richten ons op het bieden van een veilige en stabiele woonomgeving waarin structuur, persoonlijke aandacht en kwaliteit van leven centraal staan.

Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Daarom investeren wij voortdurend in deskundigheid, kwaliteit van zorg en het professionaliseren van onze interne processen.

Binnen Beacura werken zorgprofessionals, zorgcoördinatoren, het management en ondersteunende afdelingen nauw met elkaar samen.

Wat ga je doen?

Als Allround Zorgadministrateur & HR-ondersteuning heb je een breed en afwisselend takenpakket. Je bent verantwoordelijk voor een correcte administratieve verwerking, bewaakt belangrijke processen en ondersteunt de dagelijkse organisatie.

1. Zorgadministratie

Je zorgt ervoor dat onze zorgadministratie correct, volledig en actueel is.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Verwerken en controleren van cliëntgegevens en zorgdossiers.
• Administratief verwerken van nieuwe cliënten, mutaties en uitstroom.
• Controleren en bewaken van Wlz-indicaties en beschikkingen.
• Controleren van zorgregistraties op volledigheid en juistheid.
• Bewaken van de geldigheid van indicaties en andere belangrijke documenten.
• Signaleren van ontbrekende documenten en administratieve afwijkingen.
• Contact onderhouden met zorgkantoren en andere betrokken instanties.
• Opstellen van administratieve overzichten en managementrapportages.
• Ondersteunen bij interne controles, audits en kwaliteitsonderzoeken.
• Bewaken en verbeteren van administratieve werkprocessen.

De zorgdeclaraties worden binnen Stichting Beacura extern verzorgd en maken geen onderdeel uit van deze functie.

2. Personeelsplanning en roostering

Je ondersteunt bij het organiseren en administratief beheren van onze personeelsplanning.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Opstellen en bijhouden van maandelijkse personeelsroosters.
• Opstellen en actualiseren van een schaduwrooster voor ziekte en onverwachte personeelsuitval .
• Inventariseren van de beschikbaarheid van medewerkers voor mogelijke vervangingsdiensten.
• Verwerken van verlofaanvragen, ziekmeldingen en roosterwijzigingen.
• Signaleren van mogelijke personeelstekorten.
• Afstemmen van de planning met zorgcoördinatoren en het management.
• Controleren van contracturen, gewerkte uren en eventuele afwijkingen.
• Rekening houden met de Arbeidstijdenwet, rusttijden en toepasselijke cao-afspraken.
• Bijhouden van de personeelsplanning in de daarvoor bestemde software.

De daadwerkelijke inzet van vervangend personeel wordt afgestemd met de zorgcoördinatoren en het management. Jouw verantwoordelijkheid ligt bij een goede voorbereiding, een actueel overzicht en een betrouwbare roosteradministratie.

3. HR-ondersteuning en personeelsadministratie

Naast de zorgadministratie ondersteun je bij de dagelijkse personeelsadministratie.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Registreren en verwerken van ziekmeldingen en herstelmeldingen in de HR-software.
• Administratief bijhouden van ziekteverzuim.
• Signaleren en bewaken van administratieve acties rondom verzuim.
• Verwerken van verlofaanvragen en personeelsmutaties.
• Bijhouden en actualiseren van digitale personeelsdossiers.
• Ondersteunen bij de administratieve onboarding van nieuwe medewerkers.
• Controleren van benodigde documenten, zoals diploma's, VOG's en relevante beroepsregistraties.
• Bewaken van verloopdata van personeelsdocumenten.
• Ondersteunen bij het opstellen en verwerken van arbeidsovereenkomsten.
• Administratieve ondersteuning bieden aan het management bij personeelszaken.

4. Algemene administratie, mailboxbeheer en managementondersteuning

Je ondersteunt het management en het bestuur bij dagelijkse administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat belangrijke informatie tijdig wordt gesignaleerd, opgevolgd en overzichtelijk wordt aangeboden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en dagelijks controleren van de algemene mailboxen en de mailboxen van het management en bestuur, voor zover hiervoor toegang is verleend.
• Signaleren en prioriteren van belangrijke, urgente en vertrouwelijke e-mails.
• Het management en bestuur tijdig informeren over belangrijke berichten, verzoeken en ontwikkelingen.
• Bewaken van reactietermijnen, deadlines en openstaande actiepunten.
• Voorbereiden en, in overleg, beantwoorden van administratieve correspondentie.
• Doorzetten van e-mails en verzoeken naar de juiste verantwoordelijke medewerkers.
• Bijhouden van actie- en opvolglijsten voor het management en bestuur.
• Ondersteunen bij het voorbereiden van vergaderingen en overleggen.
• Opstellen en bijhouden van administratieve overzichten en rapportages.
• Signaleren van administratieve knelpunten en meedenken over verbeteringen.
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie over cliënten, medewerkers en bestuurlijke aangelegenheden.

Jouw profiel

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een ervaren, zelfstandige en proactieve administratieve professional die verantwoordelijkheid neemt, overzicht bewaart en verschillende administratieve processen binnen onze zorgorganisatie kan coördineren.

Wat breng je mee?

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau , bij voorkeur aangetoond met een afgeronde opleiding in Bedrijfskunde, Management in de Zorg, HRM of een vergelijkbare richting.
• Aantoonbare ervaring met zorgadministratie, bij voorkeur binnen de Wlz en GGZ.
• Kennis van zorgfinanciering, indicatiestellingen en zorgregistraties.
• Ervaring met personeelsadministratie, HR-processen en personeelsplanning.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen en meerdere werkzaamheden tegelijkertijd te coördineren.
• Goede communicatieve vaardigheden en een professionele, discrete werkhouding.
• Een proactieve instelling: je signaleert knelpunten en komt zelfstandig met verbetervoorstellen.
• Ervaring met digitale administratiesystemen en Microsoft Office.

Het is een pré als je:

• Ervaring hebt met Nedap of vergelijkbare zorgadministratiesystemen.
• Bekend bent met Wlz GGZ-zorg en de bijbehorende administratieve processen.
• Ervaring hebt met HR-software en verzuimregistratie.
• Ervaring hebt met personeelsplanning binnen een zorgorganisatie.
• Ervaring hebt met managementondersteuning, mailboxbeheer en agendabewaking.
• Ervaring hebt met het voorbereiden van administratieve controles of audits.

Waarom ons?

Wat bieden wij jou?

Bij Stichting Beacura krijg je een afwisselende functie binnen een organisatie die volop in ontwikkeling is.

Wij bieden:

• Een dienstverband van 32 tot 36 uur per week .
• Een zelfstandige en veelzijdige functie op hbo-niveau.
• Een belangrijke ondersteunende rol voor het management en bestuur.
• Ruimte om administratieve en organisatorische processen te verbeteren.
• Een organisatie met korte communicatielijnen en ruimte voor eigen initiatief.
• Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• Een passend salaris en arbeidsvoorwaarden volgens de toepasselijke cao.

Interesse?

Ben jij een administratieve professional met ervaring in de zorg en vind je het leuk om daarnaast personeelsadministratieve werkzaamheden, personeelsplanning en managementondersteuning op te pakken?

Dan maken wij graag kennis met jou!

Solliciteer bij Stichting Beacura en versterk ons team!

Stuur je cv en een korte motivatie naar Stichting Beacura, onder vermelding van Allround Zorgadministrateur & HR-ondersteuning .

Over ons

ODZS5A14 Stichting Beacura DEF from Dutch Content Productions on Vimeo .